Isabelle DELIENS, Responsable Projet Accréditations - Tournoi des VI Nations 2008

Dans 3 jours aura lieu le match France-Italie et ma mission en tant que Free lance pour gérer le pôle accréditations chez AP2S sera terminée. Ce match est le dernier du tournoi des VI Nations 2008. Pour ceux qui ne connaissent pas l’Ovalie, cet événement est un tournoi de rugby organisé par la FFR. Avant ce tournoi, j’ai participé à la Coupe du Monde de rugby 2007 en tant que responsable du centre d’accréditations du site Stade de France.

Ce que je souhaite partager ici avec vous – partenaire, client, prestataire, salarié, dirigeant actuel ou futur - est mon expérience au sein de l’équipe AP2S tout en faisant un parallèle rapide avec mon expérience de Coupe du Monde. Ce parallèle me semble nécessaire pour pouvoir visualiser les proportions du tournoi. Mais je me limiterai à vous donner quelques chiffres car il n’est évidemment pas possible de comparer une Coupe du Monde et un tournoi des VI Nations du fait de son organisation simplifiée : nombre de sites, distribution des accréditations en amont & nombre de participants.

Le seul paramètre qui soit vraiment comparable est l’outil utilisé sur les deux événements. Access point, le logiciel accréditations et contrôle d’accès développé par AP2S pour le tournoi, est l’outil idéal car en continuelle évolution.
C’est un vrai confort de travailler avec un outil où tout est possible, où tout ce que l’opérationnel a besoin est déjà pensé ou réalisable rapidement.

A la Coupe du Monde la démarche était bien différente puisque les développeurs étaient…… en Australie. L’avantage de la proximité n’est pas un mythe. AP2S sait observer et questionner les utilisateurs opérationnels de son système pour le faire évoluer. A partir de là, les quantités à produire ne sont pas si importantes.
Une organisation compétente qui repose sur un outil fiable et évolutif permet de faire des événements de grande envergure.
Par exemple, sur les 44000 accréditations de la Coupe du Monde nous avons produit, au Stade de France, 9000 accréditations dont 6000 pour le premier match. Et je peux vous dire que j’ai été autrement débordée avec une équipe de neuf personnes que pour produire, au Stade de France, 5000 accréditations par match soit 15000 accréditations pour le tournoi des VI nations avec un seul assistant.

Quant au contrôle d’accès, qui permet de limiter l’accès du site aux seules personnes ayant une mission opérationnelle, la comparaison est facile et les conséquences rapides à comprendre.
A la Coupe du Monde nous avons fonctionné avec deux logiciels, un pour les accréditations et un pour le contrôle électronique, impliquant une transmission de données…. par 400 fichiers. Et l’opération c’est évidemment répétée sur chaque match. Alors que pour le tournoi des VI nations un seul logiciel pour ces deux activités n’a demandé aucune opération supplémentaire après le traitement des accréditations.
Les litiges du contrôle d’accès ont été réduits de moitié et la réactivité s’est trouvée améliorée dans les mêmes proportions. Ceci alors que l’accès a été autorisé pour la même valeur population : de 3800 à 5200 (pour la finale) entrées simples pour la Coupe du Monde contre 3500 à 4200 pour le tournoi des VI Nations.

Pour conclure sur ma mission chez AP2S, je parlerai de la grande souplesse avec laquelle toute l’équipe a participé à l’événement. Pour ma part, j’ai pris beaucoup de plaisir à travailler avec cette équipe amicale, fiable et ultra réactive. Je vous souhaite vivement de partager une mission avec cette société brillante.